한 화면에서 관리하는 통합 시스템
PROJECT OVERVIEW
엑셀과 수기 업무를
하나의 운영 시스템으로
학원 운영에서는 학생 정보, 반 편성,
출결, 수납, 사물함, 상담 기록처럼
서로 연결된 정보가 계속 발생합니다.
각각을 엑셀이나 별도 문서로 관리하면
같은 정보를 여러 번 입력하게 되고
담당자가 바뀔 때 업무 흐름을
파악하기도 어려워집니다.
이 프로젝트는 학원의 실제 운영 과정을
기준으로 데이터를 다시 정리하고,
수강생을 중심으로 필요한 업무가
서로 연결되도록 관리자 시스템을
설계했습니다.
STUDENT & CLASS
학생과 반 정보를 연결해
등록부터 종강까지 추적합니다.
수강생은 재원·대기·퇴원 등의 상태와
보호자 정보, 출결번호, 메모를
함께 관리하고
반에는 과정, 담당 강사,
운영 기간, 요일과 시간, 수강료와
재료비 등의 운영 정보를 연결했습니다.
학생을 반에 배정하는 순간부터
실제 수업과 수납 업무가
이어질 수 있도록 구성해,
같은 학생 정보를
여러 메뉴에서 다시 입력하지 않아도
되도록 했습니다.
통합 관리
ATTENDANCE & PAYMENT
출결과 수납처럼
매일 반복되는 업무를
실제 사용 흐름에 맞춰
연결했습니다.
출결은 반별·개인별로 출석, 지각,
결석, 조퇴와 등원·하원 시간을 기록하고
별도의 출결패드에서는
학생이 출결번호를
입력하면 당일 수강반을 확인해
처리할 수 있도록 했습니다.
수납 역시 납부·미납·부분미납, 결제수단,
할인, 승인번호, 할부, 결제취소 등의 정보를
수강반과 연결해 관리하도록 구성했습니다.
운영자가 원하는 것은 기능의 개수가 아니라
학생 한 명의 흐름을 끊김 없이
확인하는 것
이었기 때문입니다.
ROLE & PORTAL
관리자·운영팀·강사·수강생·
학부모가
각자 필요한 정보만
사용합니다.
관리자와 운영 인력에는 역할별 권한을
부여하고,
강사는 본인이 담당하는 반과
학생만 확인하도록 범위를 분리했습니다.
메뉴만 숨기는 것이 아니라 직접 URL로
접근하더라도
권한이 없는 데이터는
사용할 수 없도록 서버 쪽 권한도
함께 고려했습니다.
수강생과 학부모에게는
별도 포털을 제공해
자신의 수강반, 시간표, 출결 내역,
사물함 등의 정보를 확인하도록 구성했습니다.
SCHEDULE CHANGE & NOTIFICATION
수업일 변경이 생기면
강사와 출결 화면까지
함께 반영됩니다.
운영 중에는 정규 수업일을 한 번만
다른 날짜로 옮기는 상황처럼
단순한
달력 변경으로 끝나지 않는 예외가
자주 생깁니다.
학생이 수업일을 변경하면 담당 강사에게
알림이 생성되고,
변경된 날짜 기준으로
출결 대상도 함께 달라지도록 연결했습니다.
관리자는 전체 변경 현황과 확인 여부를
볼 수 있고
강사는 자신의 담당 일정만
확인하도록 만들어, 일정 변경으로 생기는
전달 누락을 줄이는 방향으로 개선했습니다.
시스템 안에 포함
OPERATION TOOLS
사물함·일정·메시지·로그까지
운영에 필요한 주변 업무도
함께 관리합니다.
사물함은 위치와 번호, 사용 상태, 학생 배정,
이용기간, 보증금과 납부 정보를 관리하고
일정과 메시지 대상, 작업 이력도
같은 시스템에서 확인할 수 있도록
구성했습니다.
특히 작업 로그를 남겨 누가 어떤 정보를
변경했는지 추적할 수 있게 하여
여러 담당자가 함께 사용하는
관리자 시스템에 필요한 운영 안정성을
높였습니다.
학원 통합 운영 시스템
RESULT
학원 업무를 기능별로
나누는 것이 아니라
하나의 운영 흐름으로
만들었습니다.
이 프로젝트의 핵심은 관리 메뉴를
많이 만드는 것이 아니었습니다.
학생 등록 이후 반 배정, 수강, 출결, 수납,
일정 변경까지 이어지는
업무의 관계를
시스템 안에 그대로 옮기는 것이
중요했습니다.
그 결과 각 담당자가 별도의 엑셀과
메신저를 오가며 확인하던 정보를
하나의 시스템에서 공유할 수 있게 되었고,
이후 필요한 기능을 계속 추가할 수 있는
운영 기반도 함께 구축했습니다.
